Dina personuppgifter
Gothia Sportstravel VW AB (”Gothia Sportstravel”, ”vi”, ”oss”) vet hur viktigt det är med integritet för våra kunder och webbplatsbesökare. Vårt mål med denna policy är att vi på ett tydligt och transparent sätt ska beskriva för dig hur vi samlar in, använder, visar, överför och lagrar din information så att du känner dig säker på att dina personuppgifter behandlas säkert. Vi utför all hantering av personuppgifter i enlighet med General Data Protection Regulation (GDPR).
Personuppgiftsansvar
Gothia Sportstravel är personuppgiftsansvarig för behandlingen av personuppgifter på denna och andra webbplatser som drivs av oss.
Kontaktuppgifter
Du kan kontakta vårt personuppgiftsombud på info@sportstravel.se. Ange Personuppgiftsombud i ämnesraden.
Insamling av personuppgifter
Vad en personuppgift är
Personuppgifter är all slags information som direkt eller indirekt kan placeras till en fysisk person som är i livet. Det gäller till exempel namn, personnummer, adress, epost och telefonnummer. Det gäller också till exempel bokningsnummer, krypterade uppgifter och olika slags elektroniska identiteter, som exempelvis IP-nummer, om de kan kopplas till fysiska personer.
Hur vi samlar in personuppgifter och vilka uppgifter vi samlar in
Gothia Sportstravel samlar in personuppgifter på flera sätt, men i första hand direkt från dig.
Uppgifter som samlas in i samband med bokning av resa
När du bokar en resa med oss samlar vi in personuppgifter från dig för att kunna fullfölja din beställning. Det är uppgifter om namn, födelsedatum, ålder och kön för alla resenärer på bokningen, och adress och kontaktuppgifter för huvudresenären. I samband med bokning samlar vi också in betalningsuppgifter för huvudresenären.
Om bokningen omfattar barn samlar vi in samma uppgifter som ovan rörande barnet/barnen.
När du genomför en resa med oss samlar vi också in uppgifter om din resa. Det är förutom ovan angivna uppgifter t.ex. bokningsnummer, resmål, reslängd och vilka övriga tjänster du valde att utnyttja under resan.
Samtalsinspelning
När du ringer till oss så kan det hända att vi spelar in ditt samtal. Detta gör vi för att kunna använda i internt utbildnings- och utvecklingsarbete. Vi samlar också in och lagrar alla de personuppgifter som förekommer under samtalet. Du har rätt att begära att ditt samtal inte spelas in. Du har också rätt att begära att en inspelning raderas. Vi sparar inspelningarna i max 1 år.
Uppgifter som samlas in när du prenumererar på vårt nyhetsbrev
Om du väljer att prenumerera på Gothia Sportstravels nyhetsbrev samlar vi in ditt namn och din epost för att kunna skicka nyhetsbreven.
Uppgifter som samlas in från någon annan än dig
Vid bokning och vid kontakt med oss i olika ärenden förekommer det att en person lämnar personuppgifter om en eller flera andra personer i ett resesällskap. Vi förutsätter att den som lämnar uppgifterna har samtliga resenärers samtycke till att lämna dessa personuppgifter. Om du inte själv har genomfört en bokning utan någon annan har gjort en bokning där du ingår samlar vi in personuppgifter om dig från den personen. Det samma gäller om någon annan har varit i kontakt med oss för din räkning.
Vi kan också ha fått dina personuppgifter från den förening som du är aktiv i.
För att kunna hålla dina personuppgifter uppdaterade och korrekta kompletterar och uppdaterar vi dina personuppgifter genom inhämtning från privata och offentliga register. Det gäller t.ex. adressuppgifter och personnummer.
Hantering och lagring av personuppgifter
Gothia Sportstravels rättsliga grund att behandla dina personuppgifter
Gothia Sportstravel behandlar dina personuppgifter lagenligt. Det kan förekomma att samma personuppgift behandlas både med stöd av fullgörande av reseavtalet, specifikt av samtycke eller med stöd av att uppgiften är nödvändig för att uppfylla andra rättsliga förpliktelser. Det innebär att även om du återkallar ditt samtycke och den behandling som grundas på samtycket upphör, kan personuppgiften ändå finnas kvar hos oss för andra ändamål. I huvudsak behandlar vi dina uppgifter för att fullgöra ett avtal i vilket du är part, exempelvis resevillkoren.
Administration av din resa
För att kunna leverera de resetjänster du har beställt av oss använder vi dina personuppgifter på olika sätt. Uppgifterna används för att ställa ut biljetter och resedokument, för att göra hotellbokningar och genomföra betalningen av de tjänster du har beställt. Om du har beställt tilläggstjänster, som t.ex. hyrbil, utflyktspaket eller liknande används uppgifterna på motsvarande sätt för att leverera dessa tjänster.
Administration av din resa inkluderar också användning av dina uppgifter till bokföring, avräkning och revision, kredit eller andra verifieringar av betalkort, immigration och tullkontroll.
Kundvård
Vi använder dina personuppgifter för att kunna ge dig service om du kontaktar oss med frågor, synpunkter eller t.ex. reklamationer. Vi använder ditt namn och bokningsnummer för att identifiera dig och din resa. Vi använder dina kontaktuppgifter, som epost och telefonnummer för att kunna kontakta dig i samband med frågor och ärenden. Vi kan också komma att använda alla de övriga personuppgifter som vi samlat in om dig för att hantera din fråga eller ditt ärende beroende på vad som är relevant i det enskilda fallet.
Vi använder dina personuppgifter för att kunna ge dig service om du kontaktar oss med frågor, synpunkter eller t.ex. reklamationer. Vi använder ditt namn och bokningsnummer för att identifiera dig och din resa. Vi använder dina kontaktuppgifter, som epost och telefonnummer för att kunna kontakta dig i samband med frågor och ärenden. Vi kan också komma att använda alla de övriga personuppgifter som vi samlat in om dig för att hantera din fråga eller ditt ärende beroende på vad som är relevant i det enskilda fallet.
Utskick av information
När du har bokat en resa med oss använder vi dina personuppgifter för att skicka bokningsbekräftelse, viktig information om din kommande resa och erbjudanden kopplade till resan. Sådana utskick sker till den epost som har lämnats i samband med bokningen.
När du har kommit hem från din resa skickar vi vår kundundersökning där vi ber dig svara på frågor om din resa för att hjälpa oss att förbättra våra tjänster.
Vi skickar information om avvikelser, som t.ex. tidtabelländringar och ombokningar. Sådan information kan skickas via epost, SMS eller lämnas via telefonsamtal beroende på avvikelsens art och vilka kontaktuppgifter vi har till dig.
Vi skickar betalningspåminnelser via epost och SMS.
Marknadsföring
Om du har anmält dig till vårt nyhetsbrev använder vi dina personuppgifter för att skicka nyhetsbrevet till dig och för att anpassa innehållet i nyhetsbrevet till just dig. Det är dels din eposta och dels uppgifter om din resehistorik och dina preferenser. Genom att använda dessa uppgifter kan vi ge dig de erbjudanden som vi tror att du har störst intresse och nytta av.
Utveckling av tjänster och service
Vi använder de uppgifter vi samlar in om våra kunder för att utveckla och förbättra våra produkter och tjänster. Det gäller utveckling av våra produkter efter kunders önskemål och beteende och för att t.ex. åtgärda brister eller öka säkerheten.
I huvudsak använder vi anonyma eller anonymiserade uppgifter på aggregerad nivå för att göra denna typ av analyser. Det kan dock förekomma att vi använder även personuppgifter som vi har samlat in om det är relevant.
Lagkrav
Behandling av dina personuppgifter kan slutligen också komma att ske för att vi ska kunna uppfylla förpliktelser enligt lagar och förordningar, till exempel gällande säkerhet och redovisning.
Lagringstider
Sportstravel följer god sed i resebranschen. Vi sparar dina personuppgifter så länge som det krävs för ändamålet med behandlingen.
Om du prenumererar på vårt nyhetsbrev sparas dina kontaktuppgifter så länge som du väljer att fortsätta ta emot nyhetsbrevet.
Telefonsamtal som spelas in i utbildningssyfte sparas i 1 år.
Vi vidtar löpande åtgärder för att uppfylla principerna om ”inbyggt dataskydd och dataskydd som standard”. Vi utvärderar kontinuerligt riskerna med den personuppgiftsbehandling som sker och vidtar nödvändiga säkerhetsåtgärder för att minska riskerna.
Utlämning av personuppgifter
Avtalspartners och IT-leverantörer
Vi använder oss av ett antal olika IT-tjänster och IT-system i vår verksamhet. I vissa av dessa lagras och hanteras personuppgifter. Vi är måna om din integritet och säkerheten för dina uppgifter vid all sådan hantering. Vissa system är installerade lokalt hos oss och det är bara vår personal som har tillgång till uppgifterna. I dessa fall sker ingen överföring till tredje part. Vissa system är dock molnlösningar eller installerade hos leverantören och innebär att vi överför personuppgifter till leverantören. I dessa fall är leverantören vårt personuppgiftsbiträde och hanterar uppgifterna på vårt uppdrag och enligt våra instruktioner.
Interna IT-system
Internt hanterar vi personuppgifter i vår kunddatabas, i våra boknings- och säljstödssystem, i vårt kundtjänstsystem och i ett system för datahantering och dataförbättring. Dessa system är till för att kunna leverera de tjänster du har beställt från oss och för att kunna hantera frågor och kundvård i samband med utförandet av dessa tjänster. I dessa system kan samtliga de personuppgifter vi samlar in komma att hanteras.
Leverantörer av reserelaterade tjänster
För att tillhandahålla en del av de tjänster du har beställt från oss använder vi oss av underleverantörer och avtalspartners. Ofta är det nödvändigt att vi lämnar personuppgifter till dessa för att tjänsten ska kunna utföras.
För att tillhandahålla en del av de tjänster du har beställt från oss använder vi oss av underleverantörer och avtalspartners. Ofta är det nödvändigt att vi lämnar personuppgifter till dessa för att tjänsten ska kunna utföras.
Vi anlitar hotell på våra resmål både för längre perioder och för enskilda bokningar på kunders förfrågan. Hotellen får tillgång till de personuppgifter som behövs för att en bokning ska kunna göras. Det är i förekommande fall uppgifter om namn, födelsedatum, ålder och kön för alla resenärer på bokningen, och adress och kontaktuppgifter för huvudresenären.
Vi anlitar hotell på våra resmål både för längre perioder och för enskilda bokningar på kunders förfrågan. Hotellen får tillgång till de personuppgifter som behövs för att en bokning ska kunna göras. Det är i förekommande fall uppgifter om namn, födelsedatum, ålder och kön för alla resenärer på bokningen, och adress och kontaktuppgifter för huvudresenären.
Flygbolagen får tillgång till personuppgifter om de resenärer som ska resa med respektive flygbolag. Det är uppgifter om namn, födelsedatum, ålder och kön för alla resenärer på bokningen, och adress och kontaktuppgifter för huvudresenären. Överföringen av resenärsuppgifter sker antingen via datasystemen Amadeus eller Paxport, eller direkt till flygbolaget med passagerarlistor, så kallade paxlistor.
Handlingsagenter
Beroende på vilket flygbolag som används för resan och vilken flygplats resan avgår ifrån anlitas olika handlingsagenter för att utföra tjänster kopplade till resan på flygplatsen. Det kan t.ex. handla om incheckning och bagagehantering. I samband med utförande av dessa tjänster kan handlingsagenten få tillgång till vissa personuppgifter som är nödvändiga för att kunna utföra tjänsten.
Övriga
Om du bokar andra reserelaterade tjänster via oss, t.ex. utflykter eller aktiviteter, kan i förekommande fall de personuppgifter som behövs för att leverera den beställda tjänsten lämnas över till den som ska utföra tjänsten. Det kan t.ex. vara uppgifter om namn, födelsedatum, ålder och kön för alla resenärer på bokningen, och adress och kontaktuppgifter för huvudresenären.
Utlämning till tredje land
Eftersom vi arrangerar resor till hela världen finns en del av våra samarbetspartners (t.ex. hotell och flygbolag) utanför EU/EES-området. Det betyder att personuppgifter kan komma att överföras till samarbetspartners i dessa länder för samma ändamål som beskrivs ovan. Oavsett vilket land vi överför dina personuppgifter har Gothia Sportstravel en skyldighet att tillse att en god skyddsnivå föreligger för dina personuppgifter. Vilket Gothia Sportstravel självklart gör.
Dina rättigheter
Nödvändig hantering av personuppgifter och hantering med stöd av samtycke
Personuppgiftsbehandling som är nödvändig för att vi ska kunna fullgöra ett avtal med dig eller för att vi ska kunna fullgöra en rättslig skyldighet är tillåten utan samtycke. För att vi ska kunna samla in och hantera dina personuppgifter i något annat syfte krävs däremot att du samtycker till behandlingen. Du lämnar samtycke till hantering av dina personuppgifter i samband med att du använder våra tjänster på gothiasportstravel.se eller vid kontakt med oss.
Återkallelse av samtycke
Du kan när som helst välja att återkalla ditt samtycke genom att kontakta oss på kontaktuppgifterna ovan. Om du återkallar ditt samtycke kommer vi att radera de personuppgifter och upphöra med den behandling som omfattades av samtycket.
Det kan förekomma att samma personuppgift behandlas både med stöd av samtycke och med stöd av att uppgiften är nödvändig eller med stöd av andra regler. Det innebär att även om du återkallar ditt samtycke och den behandling som grundas på samtycket upphör, kan personuppgiften ändå finnas kvar hos oss för andra ändamål.
Rätt att få information om vilka personuppgifter vi har sparade om dig
Om du vill ha information om vilka uppgifter vi har registrerade om dig kan du skriftligen ansöka om detta på ovanstående adress. Registerutdraget lämnas på begäran och är gratis en gång per år. Hur går jag tillväga för att begära ett registerutdrag?
Du skriver och begär ett registerutdrag från Gothia Sportstravel. OBS! Du måste skicka in din begäran skriftligen eftersom den ska innehålla din namnteckning, du kan alltså inte bara skicka ett e-post. Märk brevet ”Personuppgiftsutdrag – till Gothia Sportstravel”.
Så här kan du skriva:
Personuppgiftsutdrag – till Gothia Sportstravel
Jag vill härmed utöva min rätt att få tillgång till mina personuppgifter och kompletterande information (registerutdrag) med stöd av artikel 15 i dataskyddsförordningen.
…………………………………………………………………
(Ort och datum)
………………………………………………………………..
(Namnteckning)
……………………………………………………………….
(Namnförtydligande, personnummer och adress.)
(e-mail/telefonnummer)
…………………………………………………………………….
Rätt till kontroll över dina personuppgifter
Du har rätt att begära att uppgifterna om dig ska raderas, kompletteras eller rättas. Du har också rätt att begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas till vissa ändamål och till exempel inte används för direktreklam eller s.k. profilering.
Rätt att framföra klagan hos en tillsynsmyndighet
Om du anser att Gothia Sportstravel behandlar dina personuppgifter på ett oriktigt sätt kan du kontakta oss. Du har också rätt att lämna in klagomål till en tillsynsmyndighet.
Uppdateringar i vår personuppgiftspolicy
Vi kan behöva uppdatera vår personuppgiftspolicy. Den senaste versionen finns alltid tillgänglig på vår webbplats. Vi meddelar dig om eventuella väsentliga förändringar sker, exempelvis syftet med användningen av dina personuppgifter, ombudets identitet eller dina rättigheter.
