Representation och konferens – Vilka avdrag får du göra?
Efter en period av social distansering återvänder så småningom kundluncher och personalfester till företagens agenda. Men vilka utgifter kan egentligen dras av? Det är vad vår redovisningskonsult ska gå igenom när det gäller representation av kunder och anställda.
Vad ska finnas med för att få göra representationsavdrag?
För att kunna dra av momsen på representation måste det finnas en tydlig koppling mellan den representationen och din verksamhet. Dessutom måste ditt företag antingen ha rätt till momsskatteåterbäring eller vara skyldigt att betala moms.
Vilken representation är avdragsgill?
Endast enklare former av mat och dryck är avdragsgilla, såsom te, kaffe, kakor, smörgåsar eller alkoholfria drycker. Den maximala notan per person får inte överstiga 60 kronor.
Kan jag dra av moms på representation?
Även om det allmänna avdraget har avskaffats, har du fortfarande möjlighet att dra av ingående moms för måltider i samband med representation. Du kan dra av hela momsbeloppet för kostnader upp till 300 kronor exklusive moms per person och tillfälle.
Momsen för mat och alkoholfria drycker är 12 procent (gällande år 2023), medan momssatsen för alkohol är 25 procent. När det kommer till att beräkna den avdragsgilla momsen finns det två alternativ. Antingen kan du räkna ut den baserat på den relativa delen av kostnaden för mat och alkoholhaltiga drycker, eller så kan du tillämpa ett schablonbelopp. Om kostnaden överstiger 300 kronor (exklusive moms) per person och tillfälle, kan du dra av ett schablonbelopp på 46 kronor per person om alkohol serveras, och 36 kronor om alkohol inte serveras.
Vid beräkning av momsdragning baseras totalbeloppet på hela notan för sällskapet. Det inkluderar alltså kostnaden för alla i gruppen. Dricksen ingår inte i beräkningen av momsen.
Läs om Konferensresor till Marbella
Exempelberäkning:
Företaget har spenderat 1 758 kronor på en middag i samband med en affärsförhandling. Detta belopp är fördelat på tre personer som deltog i middagen. Av denna kostnad var 900 kronor (exklusive moms) avsedda för maten och 600 kronor (exklusive moms) för starköl.
Restaurangen har lagt till moms på 108 kronor för maten (900 kronor x 12 % moms) och 150 kronor för starkölen (600 kronor x 25 %), vilket ger en total moms på notan på 258 kronor.
Maten står för 60 procent av den totala kostnaden exklusive moms (900 kr av 1 500 kr), medan starkölen står för 40 procent (600 kr av 1 500 kr).
Alternativ 1: Företaget kan dra av momsen på 900 kronor (300 kronor x 3 personer). Av detta belopp motsvarar 540 kronor (900 kronor x 60 %) matkostnaden och 360 kronor (900 kronor x 40 %) starkölskostnaden. Det innebär att företaget kan dra av 64,80 kronor för maten (540 kronor x 12 % moms) och 90 kronor för starkölen (360 kronor x 25 % moms), vilket ger ett totalt avdrag på 154,80 kronor.
Alternativ 2: Det andra alternativet är att använda schablonberäkningen för momsavdraget. Eftersom middagen inkluderade både mat och alkohol kan företaget dra av 138 kronor (46 kronor x 3 personer) i ingående moms.
Vad är skillnaden på extern respektive intern representation?
Intern representation
När du bjuder in dina medarbetare till en personalfest eller ett informationsmöte handlar det om intern representation. Enligt Skatteverket tillåts avdrag för högst två personalfester per år. Kostnader relaterade till evenemanget, såsom lokalhyra eller underhållning, betraktas som avdragsgilla kringkostnader. Även transport till och från eventet kan dras av.
Det maximala avdraget du kan göra är 180 kronor per person exklusive moms för själva aktiviteten och dess tillhörande kostnader. Läs om konferensresor till Mallorca.
Extern representation
När du bjuder in personer som inte är anställda på ditt företag handlar det om extern representation. Det kan innefatta både nuvarande och potentiella kunder där syftet med representationen är att etablera eller upprätthålla en affärsrelation.
Om det rör sig om en upplevelse, till exempel inträde till idrotts- eller kulturevenemang eller greenfeeavgift på golfbanan, har du rätt till ett kostnadsavdrag på upp till 180 kronor exklusive moms per person.
Detta gäller vid konferensresa
När det gäller konferensresor finns det en lista med krav som måste uppfyllas för att undvika förmånsbeskattning för dina medarbetare. För att konferensen ska klassas som skattefri måste följande kriterier uppfyllas:
- Minst sex timmar per dag måste ägnas åt effektivt arbete.
- Om konferensen pågår under en vecka måste minst 30 timmar vara avsatta för effektivt arbete, jämnt fördelade under veckan.
- Nöje och avkoppling får inte utgöra en för stor del av konferensen. Resan får inte domineras av nöjesaktiviteter eller avkoppling, eftersom detta kan resultera i förmånsbeskattning för den anställde. Konferenser betraktas inte som representation ur ett avdragsperspektiv. Det innebär att företaget kan dra av kostnader för mat och underhållning så länge nöjesaktiviteterna inte tar över konferensen och de andra kraven är uppfyllda.
Utöver detta måste konferensresan vara till nytta för företaget och ekonomiskt motiverad. Det är viktigt att det finns ett genomtänkt program för hela konferensen. Det rekommenderas också att dokumentera konferensen, exempelvis genom att spara anteckningar, ta foton på aktiviteterna eller filma dem. Ta med kontoret på en konferensresor till London.